【班長会】当日の流れについて

 明日、４月１２日（日）は令和８年度の班長会が

竹鼻コミュニティセンターの集会室にて開催されます。

当日、新旧の三役（会長、副会長、会計）は

午前８：３０からコミセンにて会場設営等の予定になっています。

（机、椅子を倉庫から出して並べたり、資料、お茶、受付、会計の準備等）

午前中はB、Dブロックの班長さんが対象で

午前９：３０～の予定になっています。

午後はA、Cブロックの班長さんが対象で

午後１：００～の予定になっています。

当日の流れとしては

まず集会室入口に受付の机がありますので

そこで各班長さんに出席簿へのご記入と

班長名簿の記載に誤りが無いか？確認して頂きます。

その後、指定の場所にご着席願います。

時間になりましたら班長会を開始し、以下、

新役員さんのご紹介、新班長さんへ活動内容のご説明等と

色々続きます。

ご不明な点等ありましたら、質疑応答の際に

ご質問頂けたらと思います。

一通りご説明が終わりましたら

各班長さんは会計さんの机の方で順次、事前に

集金して頂いた自治会費の納金と集計作業に入ります。

納金作業を行ってる際に、待っている他の班長さん方は

担当副会長さんやブロック長さんらと、連絡先の確認

（例：各ブロック毎にLINEグループの作成）や

住宅地図等でご住所の位置や班長BOXの置いてある場所等

の確認を行って頂きます。（玄関前とか門を入った所などなど）

広報や回覧等を

副会長さんからブロック長さんBOXに配達した際や

ブロック長さんから各班長さんの班長BOXに配達した際に

このグループLINE等を使えば、配達完了の連絡も出来ますし

自治会から緊急で各班長さんに連絡事項を伝えたい時にも

LINEを使えば一斉送信出来ますし

逆に班長さんの方から、ご要望や連絡、ご質問等があれば

LINEを使って三役（担当副会長）の方へ

連絡することも出来ます。

副会長さんは、別途、三役（会長、副会長、会計）間でも

グループLINEを作成しているかと思いますので

（新規自治会入会者があった際などにも）

班長さんの方から事前にLINEで連絡して頂ければ、

担当副会長さんから

会長さんや会計さんにも情報が伝わりますので

その後の処理も比較的スムーズに行きやすいかと思います。

スマホを所持されていない等、LINEが使えない方には別途、

携帯電話の番号へショートメッセージを送って通知する方法や

メモをポストに投函する等、他の方法を使うしかありませんが

その辺は各ブロックごとに

一番やりやすいやり方でやって頂ければ良いかと思います。

（２年間役員をやらせて頂いた経験から言うと

やはり　LINE　が一番お勧めかなと思います）

ちなみに、役員さん（新旧三役）は

午後の部の準備も引き続きあるので

昼はそのままコミセンでお弁当という予定になっています。

お弁当の手配は副会長の仕事なので

わたしが一週間前に予約購入済で、

当日の午前１１時過ぎに弁当受取りのため、

一時、会場を抜けさせて頂きますので

ご了承願います。

午後に予定されているA、Cブロックの班長会も

同様の流れで行われます。

全て終了したら班長の皆さんは解散。

新旧三役はその後、会場の後片付け作業があります。

最後に注意事項を１つだけ。

総会前の記事でもご紹介しておりますが

本年度から班長活動費の”助成”ということで

班長さんについては、担当年度の”自治会費を免除”

という事項が３月末に開催された総会の場でも

正式に承認、決定されておりますので

班長さんの世帯の自治会費分は、除いて

ご持参して頂きますようお願いいたします。

この点が例年と大きく変わった部分ですので

特にご注意願います。

それでは、当日よろしくお願いいたします。

（その他メモ）

・前ブロック長さんから新ブロック長さんへのＢＯＸ引継ぎ

・消防団員の方への活動費支給など

令和7年度 丸の内自治会 班長会を終えて

本日は雨天の中、班長会に参加して

下さった班長さん、役員の皆さん、

補佐、相談役の皆さん

お疲れ様でした。

皆様のご協力のおかげで

無事、班長会を終える事が出来ました。

ありがとうございました。

まだ終了したばかりで

バタバタしておりますが

本日の班長会で

ご要望のあった件や

ご指摘のあった箇所の名簿修正等

1つずつ順番に対応していきながら

消防団員選出に関する件についても

回覧板やこのブログ等でも随時、

ご報告していきたいと思います。

(▲班長会の会場設営直後の写真です)

令和７年度 丸の内自治会 班長会 前夜

 今日は慌ただしい１日でした。

明日の朝から班長会が開催されるため

その準備に１日中、追われてました。

まずは会長が作成された

明日の班長会の概要です。

（まだ作成途中のものなのかもですが）

事前に少しでもどんな内容の事をやるのか

分かっていると、新班長さんの不安も

多少は取り除けるかなと思って紹介しました。

（個人情報は黒塗りしてあります）

まず受付で班長さんの

お名前と住所、電話番号が

資料に書かれたものと間違いないか？

チェックして頂きます。

前にも書いたかもしれませんが

この際に固定電話で登録されてる班長さんで

携帯電話をお持ちの方は

出来ましたら携帯電話の番号の方も

教えて頂けると助かります。

理由は以前も書いてるかもしれませんが

固定電話だと

都合によって出られない、または

最近は迷惑電話の類も多いので

知らない番号から掛かってきた電話には

出てくれないことが多いと思うので。

ガラケーも含め、携帯番号があれば

ショートメッセージ（ＳＭＳ）で

用件だけでも伝えることが出来ますし

固定電話と違って、いつでも

受け手の都合の良いタイミングで

メッセージを確認して頂くことも出来ます。

こうやって１つ１つご説明していると

超長文になってしまうので

以下は省略させて頂きます。

班長会前日の

わたしの今日の１日は大体こんな感じでした。

わたしを含め役員と

お手伝いをして下さる皆さんは

コミュニティセンターで机や椅子を並べたり

会場設営をするため朝８：３０集合です。

班長会は午前の部と午後の部があるため

上記の方々はずっとコミュニティセンターに

いることになるので

お昼ご飯のお弁当を人数分、

用意しないといけません。

まず、朝一で役員間ＬＩＮＥで

お弁当の必要個数を会長に確認し

ほっともっと弁当に

明日午前１１時１５分に受け取り

という事で予約注文をしました。

次に班長さんにお渡しする

贈答品（お菓子ギフト）の準備です。

必要個数は２６個の班長用と

ブロック長用の４個で計３０個。

ブロック長は班長兼務なので

ブロック長用はお菓子の種類も

班長用とは違う種類にしてあります。

これを明日をもって現在の場所から

閉店＆移動（するらしい）

シャトレーゼ羽島店で受け取り。

帰宅後に贈答品用紙袋に貼る

ラベルを作成（前もって作って

あったですが一部修正しました）

ダンボール箱詰めの状態でないと

運搬しづらいので

とりあえず今日は紙袋にだけ

貼っておきました。

その後、明日の班長会で

まだ作ってない方や欲しい方がみえたら

その場でお渡し出来るかなと思って

回覧板に挟んである

回覧順の手書き用の用紙を作成＆印刷。

上記は１５軒用ですが

１８軒用、１２軒用、１０軒用と

少しずつ印刷して準備してあります。

欲しい方は、受付の辺りにでも

置いておきますので

必要数分お持ち帰り下さい。

（点線のところで切って３つ分作れます）

また、既に

作成依頼を受けてる班長さんには

回覧順が書かれたメモを

持ってきてもらう事になってますが

まだ作ってない班長さんで

手書きは嫌という方は

回覧順を書いたメモを頂ければ

今年の分はわたしが順次作成し

作成完了次第、次の回覧に

入れてお渡ししても

いいかなとも思ってます。

班事務費の話とも関連するお話ですし

わたしが退任する来年度以降は

どうなるか分かりませんが。

と思って色々やっていたら

前にＵＰしたExcel版に

不具合を発見して

（左右の順番が逆になってました）

今、それの修正も終わったところです。

」回覧順シート　　　←Excel版の修正版はこちらから。

今は時間が無くて出来ませんが

時間に余裕が出てきたら

画像入りの操作方法まで

記事として紹介したいなと思います。

わたし以外にも

色々と慌ただしく準備して下さってる

会長さんをはじめ他の役員さんの大変さも

紹介したいのですが

ご本人様から投稿して頂いても良いですし

（投稿者機能を上手く運用出来る準備が整ったら）

どんな形であれ

来年度の三役の引継ぎをスムーズに

行えるよう、このブログを使って

どんな仕事をするのか

紹介出来たらいいなと思ってます。

班長の皆さんも集金お疲れ様でした。

たぶん、この自治会費の集金が

班長さんにとって

一番、大変な作業かなと思います。

個人的には４月１日～の僅か

二週間弱では、かなりしんどい班も

あるかと思うので

もっと開催時期を先に延ばせないのかな？

とか色々思ったりもしますが

とにかく

明日は雨天の予報だそうですが

会場でお待ちしておりますので

色々至らないところもあるかと思いますが

明日はよろしくお願いいたします。